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「問い合わせ内容から手動でチケット化したり、関連情報を各システムに転記したりする作業って、地味に時間かかる…」「他のツールの情報をZendeskに集約するのに手間と時間がかかり、本来の顧客サポート業務に集中できない…」
このように、手作業によるZendeskへの情報入力やチケット管理に課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">様々なツールをトリガーとして、Zendeskに自動でチケットを作成し、関連情報を一元管理する仕組み</span>です。
この自動化を活用すれば、これらの煩雑な作業から解放され、より迅速かつ質の高い顧客対応を実現できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで誰でも簡単にでき、手間や時間をかけずにサクッとできる方法です。
この機会にぜひ自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zendeskのチケット作成業務を自動化する</span>テンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールから、Zendeskへのチケット作成を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに新しい情報が追加された際に、その情報を基にZendeskへ自動でチケットを作成する</span>ことができます。
手動での情報転記やチケット作成の手間を削減し、迅速な顧客対応をサポートします。
<span class="mark-yellow">Googleフォームに新しい回答が送信された際に、その内容をZendeskへ自動でチケットとして起票する</span>こともできます。
問い合わせやリクエストの受付からチケット化までをシームレスに繋ぎ、対応漏れを防ぎながら業務の効率化を図れるでしょう。
<span class="mark-yellow">Slackで特定のメッセージが投稿された際に、その情報をZendeskへ自動でチケットとして登録する</span>ことも可能です。
チャットでのやり取りから発生するサポート依頼などをスムーズにZendeskに集約し、迅速かつ的確な対応を実現できるはず！
それではここから代表的な例として、「Google スプレッドシートに行が追加された際にZendeskにチケットを自動で作成する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Zendeskのマイアプリ登録】
検索窓にZendeskと入力し、表示された候補から選択します。
※Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているZendeskも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！
次の画面で下記のように入力し、「追加」をクリックしたら連携完了です！
・メールアドレス：Yoomと連携したいZendeskアカウントにログインする際に使用している、メールアドレスを入力してください。
・APIトークン：入力欄下の注釈に従い、APIトークンを新たに取得して入力します。
※APIトークンの取得方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
先ほど同様に、検索窓でGoogle スプレッドシートを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択して連携完了です！
※認証時に、Google スプレッドシートへの権限を全て許可してください。
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Google スプレッドシートに行が追加されたら、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「行が追加されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
今回はテスト用に下図のようなシートを用意しました！
この場合のテーブル範囲の設定は、下記の通りです。
・テーブルの範囲（始まり）：A〜G列の範囲を使用するので、「A」と入力
・テーブルの範囲（終わり）：A〜G列の範囲を使用するので、「G」と入力
・一意の値が入った列：「管理No.」が列内で重複することがない値となるので、「A」と入力
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
先ほど「スプレッドシートID」に設定したシートに、テスト用の行を追加してみてください。
テストなので、架空の情報（「テスト太郎」や「テスト株式会社」など）でOKです！
(Zendesk 管理IDは最後に使用するので、空欄のままで大丈夫です。)
追加したらYoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど行を追加したデータが「取得した値」に、アウトプットとして抽出されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
内容を確認し、「保存する」を押して次の設定に進みましょう！
続いて、ステップ3で取得したデータをもとに、Zendeskのチケットを作成する設定を行います。
「チケットを作成」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、API接続設定を下記のように行っていきます。
・サブドメイン：入力欄下の注釈に従って入力してください。
・件名：作成するチケットの件名を設定します。
アウトプットを活用することで、問い合わせの内容ごとに合わせた件名で作成することができますよ！
・詳細：「▼詳細」などの項目名のように毎回使用するテキストは直接入力し、Google スプレッドシートのデータを引用する部分はアウトプットを使って入力しましょう。
活用シーンに合わせて自由に作成してみてくださいね！
他にも「担当のエージェントID」「優先度」「タイプ」「カスタムフィールド」を設定することもできるので、必要に応じて設定してみてください！
設定完了後は「テスト」をクリックし、実際にZendeskにチケットが作成されていることを確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックして次のステップに進みます。
ステップ4で作成したZendeskのチケットIDを、Google スプレッドシートにも反映する設定を行います。
ここでは、Zendeskの管理番号と、Google スプレッドシートの管理番号が対になるようにしていきますよ！
「レコードを更新する」をクリックしてください。
これまで同様に、タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がステップ3と同じかを確認しましょう。実行アクションは「レコードを更新する」のままにして、データベースの連携設定に進みます。
設定したら「次へ」をクリックしてデータベース操作の詳細設定を行います。
「レコードの条件」を、ステップ3で取得したアウトプットを使って下図のように設定しましょう！
次に、更新後のレコードの値を設定していきます。
ここではZendeskのチケットIDをGoogle スプレッドシートに反映させたいので、下記のようにアウトプットを使って設定してくださいね！
※更新する必要がない項目は、空欄のままでOKです！
入力が完了したら「テスト」をクリックし、実際にGoogle スプレッドシートにチケットIDが反映されているか確認してみましょう。
きちんと反映されていますね！
確認後は「保存する」をクリックして、設定完了です。
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Google スプレッドシートに行が追加された際にZendeskにチケットを自動で作成する」フローの作成手順でした！
今回ご紹介したGoogle スプレッドシートとの連携以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することが可能です。
たとえば、メールで受信した内容をもとにZendeskにチケットを自動作成したり、Zendeskのチケット情報を他のデータベースに同期することもできちゃいます！
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートを探して、最適なフローを構築してみてください。
いかがでしたか？Zendeskと様々なSaaSを連携してチケット作成や情報集約を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた顧客からの問い合わせ内容の転記やチケット起票の手間を大幅に削減し、対応漏れやヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。</span>
これにより、カスタマーサポート担当者は煩雑なデータ入力作業から解放され、個別の問い合わせへの丁寧な対応や、サポート品質向上のための分析といった、より本質的な業務に集中できる時間を確保できるはず！
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
業務効率化の第一歩としてまずは1つ、本記事を参考にZendeskのチケット作成の自動化からスタートしてみてくださいね！
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