■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係者への通知を手作業のメールで行っていませんか？承認のたびにメールを作成・送信する作業は手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、X-point Cloudでの申請承認をトリガーに、Gmailで関係者へ自動で通知を送ることで、こうした連絡業務を効率化し、対応の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの承認後、手作業で関係者にメール通知を行っている方
- 申請承認に関する連絡業務の遅延や、通知の抜け漏れに課題を感じている方
- 定型的なメール連絡を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudで申請が承認されると、Gmailでの通知が自動で送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知で起こりがちな、連絡のし忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、承認完了時に自動でメールが送信されるようになります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知を送信したい先のメールアドレスや件名、本文を任意の内容に設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、X-point Cloudのトリガーで取得した申請情報（申請者名や書類名など）を変数として埋め込んだり、固定のテキストを設定したりできます。
■注意事項
- X-point Cloud、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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