■概要
海外からの問い合わせなど、Gmailに届く外国語のメール対応に手間がかかっていませんか？都度翻訳ツールへコピー＆ペーストし、さらに内容をスプレッドシートに転記する作業は時間もかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけでAIによる本文の翻訳からGoogle スプレッドシートへの記録までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く海外からの問い合わせを手作業で翻訳・管理しているカスタマーサポート担当の方
- 外国語のメール内容をGoogle スプレッドシートに転記しており、作業を効率化したい方
- 多言語での情報集約と対応の迅速化を目指しているチームのマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーに翻訳と転記が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮することができます。
- 手作業でのコピー＆ペーストや転記が不要になるため、翻訳ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して自動化の起点となるメールを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、受信したメールの本文を任意の言語に翻訳します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳後のテキストなどを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボット起動の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能による翻訳では、単純な翻訳だけでなく「丁寧なビジネス日本語に翻訳して」など、目的に応じてプロンプトを自由にカスタムできます。
- Google スプレッドシートに追加する際、保存先のファイルやシート、またどの列にどの情報（送信者、件名、翻訳結果など）を記録するかを細かく設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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