■概要
Microsoft Teamsのチャネルに投稿される情報から、手作業でメールアドレスを探し出しMicrosoft Excelにまとめる作業は、時間もかかり見落としも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をきっかけに、正規表現を用いてメールアドレスを自動で抽出しMicrosoft Excelへ追加するため、こうした情報収集とリスト作成の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿から定期的にメールアドレスを収集し、リスト化している方
- 手作業による情報抽出や転記作業での入力ミスや漏れを減らしたいと考えている方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsのチャネルへのメッセージ投稿から、メールアドレスの抽出とMicrosoft Excelへの追加が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 人の手による作業を介さないため、メールアドレスの抽出漏れやMicrosoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、特定のチャネルを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ本文からメールアドレスを抽出するように正規表現のパターンを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定したファイルとシートに抽出したメールアドレス情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを監視するチャネルを任意で設定してください。
- データ抽出機能のオペレーションでは、抽出したい情報（この場合はメールアドレス）に合わせて正規表現のパターンを任意で指定することができ、メッセージのどの部分から抽出するかといった詳細な設定も可能です。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、情報を追加する先のファイル名やシート名を任意で指定でき、どの列に抽出したメールアドレスを記録するか、あるいは固定値を設定するかなど、出力内容を柔軟にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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