■概要
Google スプレッドシートに入力した情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記し、さらにMicrosoft SharePointで関連フォルダを作成するのは手間がかかりますよね。時には入力ミスやフォルダ作成漏れも発生するのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに特定の内容が追加された際に、Microsoft Excelへのデータ追加とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成を自動化でき、これらの課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシート、Microsoft Excel、Microsoft SharePointを日常的に利用し、情報連携に時間を要している方
- 手作業によるデータ入力やフォルダ作成のミスを削減し、業務の正確性を向上させたいと考えている担当者の方
- 複数のSaaS間での定型的なデータ管理業務を自動化し、より戦略的な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加を起点として、Microsoft Excelへのデータ反映とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや、関連するフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務プロセスの信頼性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Microsoft Excel、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、監視対象のGoogle スプレッドシートに新しい行が追加されるとフローが起動します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。Google スプレッドシートから取得した情報を基に、指定したMicrosoft Excelのファイルに新しいレコードを追加します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。Google スプレッドシートの情報や処理結果に基づき、指定した場所に新しいフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能において、どのような条件で処理を分岐させるかを具体的に設定します。例えば、Google スプレッドシートの特定の列の値に基づいて、Microsoft Excelへの追加内容を変更したり、Microsoft SharePointで作成するフォルダの場所を分けたりすることが可能です。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、Google スプレッドシートのどの列のデータをMicrosoft Excelのどの列に対応させるかなど、連携するデータのマッピングをユーザーの運用に合わせて詳細にカスタマイズしてください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際には、フォルダを作成する対象のサイトID、ドライブIDを正確に指定し、さらに親フォルダ名や親フォルダのアイテムID、そして作成するフォルダ名もユーザーの管理体系に合わせて設定する必要があります。
■注意事項
- Microsoft Excel、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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