■概要
Google フォームでアンケートや申込書などを受け付けた際、添付されたファイルの情報を一つひとつ確認し、内容を分析して転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google フォームに回答が送信されると添付ファイルを自動でOCR処理し、AIが内容を分析、その結果をGoogle スプレッドシートにスムーズに追加するため、手作業による負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google フォームで受け取った添付ファイルの情報を手作業で処理している方
- ファイルのOCR処理やAIによる内容分析を業務に取り入れたいと考えている方
- 手作業によるデータの転記ミスや確認漏れを減らしたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル処理、AI分析、データ追加までを自動化し、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの確認漏れや、分析結果の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google フォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを元に内容の分析や要約などを行います。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容やAIによる分析結果などを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、抽出したい項目を指定し、使用するAIモデルや言語を選択することが可能です。
- AI機能では、プロンプトに固定値を設定したり、前段のOCR処理で取得したテキストなどの値を変数として埋め込んだりするカスタムができます。
- Google スプレッドシートへのレコード追加では、フォームの回答内容やAIによる分析結果を記録したいスプレッドシートやページ（シート）を選択し、各項目には固定値を入力するだけでなく、前段の処理で取得した値を変数として埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
- Google フォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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