Zoho Formsから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Boxに格納する

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■概要

Zoho Formsで受け付けた顧客からの回答をもとに、営業資料を作成してBoxへ格納する作業は、手間と時間がかかります。
特に、回答ごとに内容をカスタマイズして資料を作成する場合、その負担は大きくなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへの回答送信をトリガーとして、AIが顧客情報に基づいた営業資料のテキストを生成します。
さらに、Google スプレッドシートで資料として発行、そしてBoxへ自動的に格納するため、何度もツールを行き来する必要がなくなるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

Zoho Formsで収集した情報を元にした営業資料作成に時間を要している方
AIを活用してパーソナライズされた資料を効率的に作成し、Boxで管理したいと考えている方
手作業による資料作成や格納作業でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

Zoho Formsへの回答後、AIによる資料作成からBoxへの格納までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
手作業による情報入力の漏れや、資料の格納ミスといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、Zoho Forms、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
トリガーでZoho Formsの「フォームの回答が送信されたら」といったアクションを設定し、特定のフォームを指定します。
次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Zoho Formsから取得した回答内容を元に営業資料のテキストを作成します。
次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストや回答者の情報を用いて、事前に用意したテンプレートから営業資料を発行します。
最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された営業資料を指定したフォルダへ自動的に格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

AI機能で営業資料のテキストを生成する際、Zoho Formsから取得した回答内容（例えば、顧客の興味関心や課題など）を変数としてプロンプトに埋め込むことで、個別の顧客に合わせた動的なメッセージや提案内容を含む資料を作成するように設定できます。
Boxへファイルをアップロードする際、前段のオペレーションで取得した顧客名や日付などの情報をファイル名に含めたり、特定のルールに基づいて格納先フォルダを動的に変更したりするなど、ファイル管理をより効率的に行うための設定が可能です。

■注意事項

Zoho Forms、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708‍
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924