■概要
従業員の入社や異動に伴うアカウント管理は、人事・情報システム部門にとって重要な業務ですが、複数のSaaSを利用している場合、それぞれのシステムへの情報登録は手間がかかる作業ではないでしょうか。特に手作業では入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録された際に特定の条件に基づいてkickflowへ自動でユーザーを作成できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとkickflowを利用し、従業員のアカウント発行を手作業で行っている方
- SaaS間の情報連携を手作業で行っており、入力ミスや作業負荷を軽減したい方
- 従業員の入社手続きを効率化し、コア業務に集中できる時間を増やしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員登録をトリガーに、kickflowのユーザー作成が自動化されるため、手作業によるアカウント発行業務の時間を短縮できます。
- 手作業による情報入力の際に起こりがちな、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとkickflowをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、SmartHRに従業員データが新たに追加・更新された際にフローが起動します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定します。ここで、SmartHRから取得した従業員情報に基づき、kickflowでユーザーを作成する条件（例：特定の雇用形態や部署など）を指定します。
- 最後に、オペレーションでkickflowの「ユーザーを作成（招待）」アクションを設定し、条件に合致した場合にSmartHRの情報を利用してkickflowにユーザーアカウントを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、SmartHRから取得した従業員情報（部署、役職、雇用形態など）を元に、kickflowでユーザーを作成する対象とするための条件を細かく指定することが可能です。
- kickflowの「ユーザーを作成（招待）」オペレーションでは、SmartHRから取得した従業員の氏名、メールアドレス、社員番号などの情報を、kickflowのどのユーザー項目に対応させて登録するかを動的な値として設定できます。
■注意事項
- SmartHR、kickflowのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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