■概要
Googleフォームで収集したメンバー情報をもとに、Microsoft Excelに保存された社内ナレッジを参照し、個別の育成工程を作成して再度Microsoft Excelにまとめる作業は、情報検索や転記に手間がかかることがあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Microsoft Excelから関連ナレッジを自動で取得し、AI機能が育成工程を生成、そしてMicrosoft Excelへスムーズに追加するため、これらの課題解決を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで得た情報とMicrosoft Excelのナレッジを基に、育成計画を手作業で作成している方
- AI機能を活用して育成工程の作成を効率化し、Microsoft Excelで一元管理したい人事・教育担当者
- フォーム回答からMicrosoft Excelへの転記、情報検索、育成案作成といった一連の業務自動化に関心のある方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、Microsoft Excelからのナレッジ取得、AIによる育成工程生成、Microsoft Excelへの追加までが自動化され、手作業の時間を削減します。
- 手作業によるナレッジの検索ミスやAIへの指示内容のブレ、Microsoft Excelへの転記漏れといったヒューマンエラーの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、社内ナレッジが格納されているファイルやシート、取得条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、前のステップで取得したナレッジやGoogleフォームの回答情報を活用して育成工程を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AI機能が生成した育成工程を、指定したファイルやシートの所定の場所に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたい任意のフォームを指定してください。
- Microsoft Excelから社内ナレッジのレコードを取得する際には、検索するキーワードや範囲など、任意の条件を指定可能です。
- AI機能におけるテキスト生成のプロンプトは、目的に応じて自由にカスタマイズでき、定型文のほか、Googleフォームの回答内容やMicrosoft Excelから取得した情報を変数として組み込むこともできます。
- Microsoft Excelのシートへレコードを追加する際、どの項目に、AI機能が生成したテキストやGoogleフォームの回答といった前段階で取得した情報を割り当てるか、あるいは固定の値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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