■概要
Dropboxにアップロードされた電子契約書のリーガルチェックや情報管理に、手間を感じていませんか？手作業による確認やデータ入力は時間がかかるうえ、ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをトリガーに、AIによるリーガルチェックからGoogle スプレッドシートへのデータ追加までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで契約書を管理し、手作業でのリーガルチェックや情報入力に課題を感じている法務担当者の方
- 契約書管理のための業務効率化とヒューマンエラー削減を目指すバックオフィス部門の方
- AIを活用した契約審査プロセスの自動化に関心がある業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへの契約書アップロードからGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、手作業の時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による契約内容の見落としやデータ転記ミスを防ぎ、契約管理の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する
- まず、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定する
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Dropboxにアップロードされた契約書ファイルを取得する
- そのあとに、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、契約書ファイルからテキスト情報を抽出する
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを元にAIでリーガルチェックを行う
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、契約情報やリーガルチェック結果を指定のスプレッドシートに追加する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダや、処理対象とするファイル名のキーワードなどを任意で指定可能です。
- OCR機能の文字の読み取り設定では、読み取り対象とするページ範囲や言語などをカスタムできます。
- テキスト生成機能の設定では、プロンプトに固定値や前のオペレーションで取得したアウトプット（OCRで読み取った契約書テキストなど）を組み合わせて、リーガルチェックの観点や生成する内容をカスタム可能です。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、データを追加するスプレッドシートIDやシート名、各列に追加する情報を、前のオペレーションのアウトプットを活用してカスタムできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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