■概要
Wrikeでプロジェクトのタスクを更新した際に、関係者への通知を手作業で行うことに手間を感じたり、通知漏れによる確認の遅れが発生したりしていませんか。このワークフローは、Wrikeで特定のタスクが更新されると、その内容を自動でOutlookからメールで通知する仕組みを構築します。これにより、情報共有の漏れや遅延を防ぎ、円滑なプロジェクト進行を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wrikeで管理しているタスクの更新情報を、関係者へ迅速かつ確実に共有したい方
- 手動での通知作業による手間や、連絡漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- WrikeとOutlookを連携させ、プロジェクト管理の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでのタスク更新をトリガーに自動で通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮します。
- 通知が自動化されることで、連絡漏れや宛先の間違いといった人為的なミスを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、タスクの作成か更新かでも後続のアクションが分岐するようにします。
- 次に、オペレーションでWrikeの「タスク情報を取得」アクションを設定し、更新されたタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を記載したメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのメール送信アクションでは、通知を送りたい相手のメールアドレスを宛先に設定してください。
- メールの件名や本文は自由にカスタマイズが可能です。前段のWrikeのアクションで取得したタスク名や担当者、期日などの情報を変数として埋め込むことで、具体的で分かりやすい通知内容を作成できます。
■注意事項
- Wrike、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
