■概要
Gmailに届く契約書の内容確認や要約、関係者への共有に手間を感じていませんか。重要な書類だからこそ迅速かつ正確な処理が求められますが、手作業では見落としや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでの契約書受信をきっかけに、OCRによる文字起こしからAIによる要約、Telegramへの通知までを自動化し、こうした一連の対応を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する契約書の確認や要約を手作業で行っている法務・営業担当者の方
- 契約書の要点を迅速に関係者へ共有し、意思決定のスピードを向上させたい方
- AIやOCR技術を活用して、日々の契約書関連業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約書の受信から内容の要約、関係者への通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による内容の見落としや共有漏れ、要約の質のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定して、特定の条件を持つメールを対象とします。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信メールに添付された契約書ファイルを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」を設定し、先ほど読み取ったテキストから契約の要点を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」を設定し、AIが生成した要約を特定のチャットに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取り対象のファイルや抽出したい項目、言語などを任意で設定してください。
- AI機能の「要約する」では、要約の文字数や、含めてほしいキーワードといった要約の条件を任意で設定することが可能です。
- Telegramでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャットIDを指定し、メッセージ本文の内容を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Telegram、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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