■概要
Google DriveにアップロードしたMicrosoft Excelのファイルを、都度PDFに変換して関係者に共有する作業に手間がかかっていませんか？このワークフローは、特定のフォルダにMicrosoft Excelファイルがアップロードされると、自動でPDF形式に変換し、指定のDiscordチャンネルに通知するものです。手作業によるファイル変換や共有の手間を省き、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとMicrosoft Excelで作成した資料を定常的に共有している方
- 手作業でのファイル変換や共有通知に手間や時間を取られていると感じているチームの方
- ファイル共有時の形式間違いや通知漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Excelのファイルアップロードを起点にPDF変換から共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による変換ミスやファイル添付漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防いで業務の正確性を高めることに貢献します。
■フローボットの流れ
- Google Drive、Microsoft Excel、DiscordをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがMicrosoft Excelファイルだった場合のみ後続の処理に進むよう分岐条件を定めます。
- オペレーションでGoogle Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定します。
- Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、ファイル形式でPDFを選択します。
- オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐機能のオペレーションでは、処理の対象とするファイル名の条件（特定のキーワードを含むなど）を任意で設定することが可能です。
- Discordへファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルや送信するメッセージの内容を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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