■概要
Smartsheetに日々蓄積されるナレッジ情報を手作業で確認し、要約した上でAirtableへ転記する作業は、時間と手間がかかるものです。また、このような手作業はヒューマンエラーを誘発する可能性も少なくありません。 このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しいナレッジが登録されると、AI機能が自動でその内容を要約し、整形された情報をAirtableへ登録するため、情報共有の効率化と正確性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでナレッジを管理し、その内容をAirtableで共有している方
- ナレッジの要約作業にAIを活用し、業務効率を向上させたいと考えている方
- 複数のSaaS間の手作業による情報連携に課題を感じている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetへのナレッジ登録からAIによる要約、Airtableへの登録までの一連の作業を自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ナレッジ共有の正確性と迅速性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定し、新しいナレッジが登録されたことを検知します。
- その後、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、Smartsheetから取得したナレッジ内容を基に要約文を生成します。
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションを設定し、AIによって要約されたテキストをAirtableの指定したベースおよびテーブルに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能でテキストを生成するオペレーションにおいて、要約の粒度や形式、出力言語などを調整するため、プロンプトの内容を任意で指定してください。
- Airtableにレコードを作成するオペレーションにおいて、Smartsheetから取得した情報やAIが生成した要約を、Airtableのどのフィールドに登録するか、フィールド情報（フィールド名と対応する値）を任意で指定してください。
■注意事項
- Smartsheet、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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