Gmailでファイルを受信したら、Notionにアップロードする

■概要

Gmailで受信するファイルを手作業でNotionにアップロードするのは、手間がかかり面倒だと感じていませんか。特に日々多くのファイルを取り扱っている場合、その管理や共有に時間が割かれてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でNotionの指定したデータベースへアップロードし、情報集約の手間を軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取る請求書や報告書などのファイルをNotionで管理したいと考えている方
• メールに添付されたファイルのダウンロードとNotionへのアップロード作業を効率化したい方
• Notionをチームの情報共有やプロジェクト管理の中心として活用している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信するたびに、添付されたファイルを自動でNotionへアップロードするため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル保存やアップロード作業が不要になるため、ファイルの取り扱いに関するヒューマンエラーの発生リスクを抑えることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のキーワードを指定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「ファイルアップロードIDの発行」アクションを設定し、ファイルをアップロードするための準備を行います。
4. 次に、オペレーションでNotionの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailのメールから取得した添付ファイルを指定された場所にアップロードします。
5. その後、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、アップロードしたファイルを紐付けるNotionデータベース内のページ（アイテム）を特定します。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「ページのプロパティを更新（ファイルプロパティ）」アクションを設定し、特定したページにアップロードされたファイルを関連付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定において、例えばメールの件名に取引先の会社名など特定のキーワードが含まれるように運用し、そのキーワードをNotionの「レコードを取得する」アクションの検索条件に利用することで、より正確にファイルを関連するNotionページに紐付けることができます。
• Notionの「ページのプロパティを更新（ファイルプロパティ）」アクションで設定するファイル名は、固定の文字列を指定するだけでなく、例えばGmailの件名やメールを受信した日付など、前のステップで取得した情報を変数として組み込むことで、状況に応じた柔軟なファイル名設定が可能です。

■注意事項

• Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。