■概要
メールで受信したPDFファイルを、オンラインツールを使ってWord形式に手動で変換し、ストレージに保存する作業は手間がかかりませんか。こうした定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のPDFファイルを受信した後の、オンラインでのPDFからWordへのファイル変換、そしてBoxへの保存までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信したPDFをWordに変換し、関係者に共有する機会が多い方
- オンラインのファイル変換サービスを手作業で利用しており、効率化したいと考えている方
- ファイル管理にBoxを利用しており、手動でのアップロード作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでのPDF受信からオンラインでのファイル変換、Boxへの保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイルのダウンロードやアップロード、変換忘れといった手作業に起因するヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションで、自動化の起点となるメールの条件を設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換サイトでの操作を記録・設定します。
- 次に、オペレーションのデータ変換機能で、正規表現を用いて変換後のファイル名に用いる情報を整えます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- RPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイルアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます。
- Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、トリガーで取得した情報などを活用して任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
