■概要
Gmailで受信したExcelファイルを手作業でGoogle Driveにアップロードし、さらにGoogle スプレッドシートへ変換する作業は、手間がかかり非効率だと感じていませんか。また、日々の繰り返し作業の中で、うっかりミスが発生してしまうこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、ExcelファイルのGoogle DriveへのアップロードとGoogle スプレッドシートへの変換・保存までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで定期的にExcelファイルを受信し、その後の処理に手間を感じている方
- Google DriveとGoogle スプレッドシート間で手作業によるファイルの移動や変換を行っている方
- ファイル管理やデータ変換の定型業務を自動化し、作業時間を確保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに特定のラベルが付いたメールが届くと、添付されたExcelファイルが自動でGoogle Driveにアップロードされ、Google スプレッドシートに変換・保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れや保存先の誤り、変換ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。この際、検知したいメールに付与されているラベル名を指定してください。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、Gmailで受信したメールに添付されているExcelファイルをGoogle Drive内の指定したフォルダにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定し、アップロードされたExcelファイルをGoogle スプレッドシート形式に変換して、指定した場所に保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを具体的に指定できます。さらに、Yoomが新しいメールをチェックする頻度（起動間隔）も、業務の特性に合わせて任意で調整することが可能です。
- Google Driveへファイルをアップロードするオペレーションでは、保存先のフォルダを自由に選択できるため、既存のフォルダ構成に合わせた柔軟なファイル管理が実現します。
- ExcelファイルからGoogle スプレッドシートへ変換する際、変換後のファイル名や保存先フォルダも細かく設定できるため、命名規則や管理ルールに沿った運用が可能です。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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