■概要
従業員の退職に伴う手続きは、正確性が求められる一方で、複数のシステムへの情報更新が必要となり、手間がかかる業務の一つではないでしょうか。特にfreee人事労務とSmartHRを併用している場合、それぞれのシステムで手作業による情報更新を行うと、作業負荷が増加し、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用することで、freee人事労務で従業員情報が「退職」に更新された際に、SmartHRの情報を自動で更新でき、これらの課題を解消し、よりスムーズな退職処理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とSmartHRを利用し、従業員の退職処理を行っている人事労務担当者の方
- 複数のSaaS間の情報連携を手作業で行っており、作業の効率化を検討している方
- 従業員情報の更新作業におけるヒューマンエラーを減らし、正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務で従業員情報が更新されると、SmartHRの従業員情報も自動で更新されるため、手作業での二重入力や確認作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員情報が更新されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、freee人事労務で従業員情報に変更があった場合にフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、更新された従業員の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、「コマンドオペレーション」を用いて、取得した従業員情報が「退職」に関連する特定の条件（例：退職日が入力されたなど）に合致する場合のみ、後続の処理に進むように設定します。
- 条件に合致した場合、オペレーションでSmartHRの「従業員を検索」アクションを設定し、該当する従業員をSmartHR内で特定します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員情報の更新」アクションを設定し、freee人事労務から取得した情報をもとに、SmartHRの従業員情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、フローを進行させる条件を任意で設定できます。例えば、freee人事労務の従業員情報から取得した「ステータス」が「退職」になった場合や、「退職日」が入力された場合など、運用に合わせて条件を指定してください。
- SmartHRの「従業員情報の更新」アクションでは、更新する項目や内容を自由に設定できます。freee人事労務から取得した値をそのまま利用するだけでなく、固定のテキスト情報を入力したり、他のオペレーションで取得した情報を組み合わせたりすることも可能です。
■注意事項
- freee人事労務、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
