■概要
従業員の退職に伴う手続きは、人事労務システムの情報更新だけでなく、関連するITツールのアクセス権管理も必要であり、手間がかかるものです。
特にGoogle Workspaceのような日常的に利用するサービスのアカウント削除は、迅速かつ確実に行う必要があり、手作業では漏れや遅延が生じる可能性があります。
このワークフローを活用すれば、freee人事労務で従業員情報を「退職」に更新するだけで、Google Workspaceの該当ユーザーアカウントを自動的に削除でき、アカウント管理の効率化とセキュリティ向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とGoogle Workspaceで従業員アカウントを管理している方
- 退職者のアカウント削除作業に手間を感じ、自動化による効率化を図りたい方
- 手作業によるアカウント削除漏れなどのリスクを軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務での退職情報更新をトリガーに、Google Workspaceのユーザーアカウントが自動で削除されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるアカウント削除の対応漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、情報セキュリティの維持に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務およびGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員情報が更新されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、更新された従業員の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションを設定して、従業員が退職状態であるかを判定します。
- 退職状態の場合、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、取得した従業員情報をもとに該当ユーザーを検索します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを削除」アクションを設定し、検索で見つかったユーザーアカウントを削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- freee人事労務の「従業員情報の取得」アクションでは、トリガーでfreee人事労務から渡された従業員IDなどの出力値を変数として設定することで、特定の従業員情報を正確に取得できます。
- 分岐条件の設定では、「退職日」の項目が空でない（入力されている）場合にGoogle Workspaceのユーザー削除処理へ進むように設定しますが、この条件は運用に合わせて柔軟に変更することが可能です。
- Google Workspaceの「ユーザーを検索」や「ユーザーを削除」アクションでは、freee人事労務から取得したメールアドレスや社員番号などの情報（出力値）を変数として設定し、対象ユーザーを正確に特定して処理するようにカスタムしてください。
■注意事項
- freee人事労務、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
